Die Zahlen sind ernüchternd: Zwischen 50 und 75 Prozent aller Unternehmensprojekte erreichen ihre Ziele nicht oder liefern nicht den erwarteten Nutzen. Das zeigen Studien des Project Management Institute (PMI) und der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Doch es gibt auch die andere Seite – Projekte, die trotz aller Herausforderungen erfolgreich ans Ziel kommen.

Was unterscheidet erfolgreiche von gescheiterten Projekten? Wir haben die renommiertesten internationalen Studien ausgewertet und mit 25 Jahren Praxiserfahrung aus technologiegetriebenen Transformationsprojekten kombiniert. Das Ergebnis: 10 wissenschaftlich belegte Erfolgsfaktoren, die in der Realität den Unterschied machen.

Klare Ziele geben Projekten Orientierung, priorisieren Entscheidungen und ermöglichen eine effektive Steuerung von Ressourcen und Risiken. Studien von PMI und der Standish Group zeigen, dass Projekte mit klar definierten Zielen bis zu drei Mal häufiger erfolgreich sind als solche ohne präzise Zielsetzung.

Learning für Projektmanager (PM): Definiere Ziele frühzeitig, gemeinsam mit allen Stakeholdern und mache sie messbar. Ohne klare Ziele ist alles andere Makulatur.

Studien zeigen eindeutig: Je regelmäßiger und transparenter kommuniziert wird, desto höher die Erfolgsquote. Doch erfolgreiche Kommunikation bedeutet mehr als wöchentliche Meetings und Statusberichte. In der Praxis bewährt sich: Täglicher Dialog mit jedem einzelnen Projektmitarbeitenden und regelmäßige Präsenz vor Ort statt ausschließlicher Remote-Steuerung.

Learning für PM: Der Raum für Missverständnisse ist unendlich groß. Wer wirklich zielführend und transparent kommunizieren möchte, muss vor allem zuhören können.

Projektmanager sind Führungskräfte ohne disziplinarische Macht. Ihre Fähigkeit zu motivieren und Konflikte zu lösen ist daher entscheidend, wie die Studie der Hochschule Koblenz und GPM aus 2015 belegt. In der Praxis bedeutet das: Rollenklarheit von Anfang an herstellen und deutlich machen, wer welche Entscheidungen trifft – Projektleiter oder Lenkungskreis.

Learning für PM: Führung auf den Punkt gebracht bedeutet erfolgreiche Intervention in entscheidungsunsicheren Situationen. Das heißt für das Projektmanagement: Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen – auch wenn sie unbequem sind.

Der Projektmanagement-Reifegrad zeigt, wie systematisch eine Organisation Projekte zum Erfolg führt. Höherer Reifegrad bedeutet mehr Vorhersehbarkeit, bessere Prozesse, kompetentere Teams – und Projekte, die wirklich auf die Strategie einzahlen. Die Forschung zeigt: Höhere Projektmanagement-Reife führt zu besseren Ergebnissen, vor allem bei Budget und Zeitplan. Aber Vorsicht: Der Effekt variiert je nach Branche, Projektkomplexität und Erfolgskriterien.

Learning für PM: Nutze vorhandene Möglichkeiten, aber passe sie unbedingt an die speziellen Erfordernisse des Projekts an. Ein hoher Reifegrad bedeutet passgenaue Lösungen, nicht größtmögliche Bürokratie.

Die Association for Project Management zeigt in ihrer Studie: Projekte sind besonders erfolgreich, wenn das Kernteam fachlich kompetent besetzt ist. In der Praxis braucht jedes Projekt sieben bis acht gute Leute – und die für das Projekt relevante fachliche Weisungsbefugnis.

Learnings für PM:

• Qualität des Teams schlägt Quantität

• Investiere in die Auswahl deines Teams

• Fange lieber etwas später, aber dafür mit dem besten Team an – die Zeit holst du locker wieder auf

• Achte nicht nur auf die Besetzung des Teams, sondern auch auf deren verfügbare Arbeitszeit

• Triff klare Vereinbarungen zur Arbeitszeit des Projektteams mit deren Vorgesetzten

Projekte mit hohem Commitment des Auftraggebers sind deutlich erfolgreicher, belegt die Studie der Hochschule Koblenz in Zusammenarbeit mit der GPM. In der Praxis bedeutet das: Eine gute Projektatmosphäre sicherstellen, sensibel für Stimmungen im Team sein und kreativ mit nachlassendem Energielevel umgehen – beispielsweise durch ein Amüsement-Budget.

Learning für PM: Motivation ist kein Zufall – sie braucht aktive Pflege.

Konflikte sind normal – aber sie müssen gelöst werden, damit das Projekt erfolgreich ist. Wenn sich ein Konflikt nicht lösen lässt oder sogar den Projekterfolg gefährdet, gilt: Entlasse zügig diejenigen aus dem Projekt, die den Projekterfolg unwahrscheinlicher machen.

Learning für PM: Unterscheide zwischen Kritikern – davon brauchst du mindestens einen im Projekt, denn er sagt dir auch unbequeme Wahrheiten – und Bremsern, die ihre ganz eigene Agenda verfolgen. Letztere willst du nicht wirklich im Projekt haben.

Gute Planung ist die Grundlage für erfolgreiche Steuerung, so das PMI. Die Praxis zeigt: Wenn Projekte scheitern, dann im ersten Drittel. Plane dir daher stille Puffer ein.

Learning für PM: Baue dir ein stabiles Projektfundament und investiere Zeit und Energie in die ersten Schritte. Dieser Mehraufwand wird später belohnt.

Agile Methoden zeigen oft bessere Ergebnisse – aber nicht überall. Ein gut durchdachter Methodenmix bringt erfahrungsgemäß das meiste.

Learning für PM: Betrachte Methoden als Werkzeuge und nicht als die Bibel – wähle sie passend zur Situation.

Erfolg wird zunehmend über wahrgenommenen Wert definiert, so das PMI. In der Praxis bedeutet das: Der Endkunde darf niemals interne Probleme sehen – habe immer einen Ausweichplan.

Learning für PM: Habe gerade an der Schnittstelle zum Kunden immer einen Plan B in der Tasche. Denn Kundenzufriedenheit ist nicht verhandelbar.